Pelayanan Prima Sekwan Rohil terhadap Pimpinan dan Annggota DPRD

  Oleh : Elpi Alkhairi
   : info@suarariau.co
  2022-05-25 10:04:17 WIB
Pelayanan Prima Sekwan Rohil terhadap Pimpinan dan Annggota DPRD Pelayanan Prima Sekwan Rohil terhadap Pimpinan dan Annggota DPRD

SuaraRiau.co - Sekretariat DPRD merupakan salah satu Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang membantu tugas Bupati dalam penyelenggaraan pemerintahan di bidang pemerintahan umum dengan fungsi koordinasi, mengintegrasikan dan mensinkronisasikan seluruh penyelenggaraan tugas pimpinan dan anggota DPRD.

Sekwan DPRD Rohil, H Sarman Syahroni, ST, merujuk kepada Lakip 2021, menjelaskan, dalam melaksanakan tugasnya Sekretariat DPRD secara teknis membantu kelancaran tugas pimpinan dan anggota DPRD, dan secara administrasi bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Sesuai dengan tugas pokok dan fungsi dalam memberikan pelayanan kepada Pimpinan dan Anggota DPRD, tugas sekretariat DPRD Kabupaten Rokan Hilir dituntut semakin cepat, tepat serta mampu meletakkan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Untuk dapat mewujudkan visi yang telah disepakati, maka pernyataan misi merupakan tujuan utama kearah mana perencanaan/program instansi pemerintah dalam mencapai visi, dengan pernyataan misi diharapkan seluruh pegawai dan pihak berkepentingan dapat mengenal dan mengetahui alasan keberadaan Sekretariat DPRD Kabupaten Rokan Hilir. Adapaun misi Sekretariat DPRD kabupaten Rokan Hilir, antara lain: 1. Meningkatkan Kinerja Pelayanan tugas dan fungsi DPRD. 2. Meningkatnya Kualitas Pengelolaan Keuangan dan Kinerja Sekretariat DPRD Kabupaten Rokan Hilir.

Misi sesuai dengan tugas dan fungsi Sekretaris DPRD Kabupaten Rokan Hilir yang ditetapkan merupakan peran strategik yang diinginkan dalam mencapai Visi dimaksud. Rumusan misi yang diangkat dalam Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Rokan Hilir 2016-2021 didasarkan pada isu strategis lingkup Sekretariat DPRD Kabupaten Rokan Hilir untuk lima tahun kedepan. 

Dalam mencapai misi tersebut, maka di perlukan upaya yang optimal dari setiap aparatur Sekretariat DPRD Kabupaten Rokan Hilir untuk melaksanakan tugas dan fungsinya.

Pengukuran tingkat capaian kinerja mencakup penetapan indikator kinerja dan penetapan capaian indikator kinerja yang digunakan sebagai dasar untuk menilai keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan kegiatan/program sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam rangka mewujudkan misi dan visinya.

Dalam Tahun Anggaran 2021 pengukuran kinerja yang dilakukan oleh Sekretariat DPRD Kabupaten Rokan Hilir meliputi pengukuran kinerja atas capaian kinerja sasaran stratejik merupakan capaian yang dihasilkan dengan membandingkan rencana indikator kinerja sasaran stratejik yang direncanakan dengan realisasi indikator kinerja sasaran stratejik yang direncanakan dengan realisasi indikator kinerja sasaran stratejik yang dapat dicapai. Pengukuran kinerja kegiatan dilakukan dengan membandingkan indikator input, output dan outcomes yang direncanakan dengan indikator input, output dan outcomes yang dapat dicapai dalam tahun anggaran yang bersangkutan.

Dalam Tahun Anggaran 2021, sasaran stratejik yang akan dicapai dalam rangka mewujudkan visi dan misi Sekretariat DPRD Kabupaten Rokan Hilir meliputi 3 (tiga) sasaran stratejik yang didukung oleh 2 (dua) program dan dijabarkan dalam 15 (lima belas) kegiatan. Pengukuran Kinerja Sekretariat DPRD Kabupaten Rokan Hilir mengacu pada Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014 tentang petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, pelaporan kinerja dan Tata Cara Review atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah. Secara umum, indikator kinerja dari kegiatan yang telah dilakukan sudah dapat dirumuskan sampai dengan indikator kinerja outcome dari masing-masing kegiatan.

Namun, permasalah yang dihadapi dalam menghitung pencapaian kinerja adalah berkaitan dengan data kinerja yang mendukung pencapaian indikator
outcome yang dipakai. 

Oleh karena itu, untuk beberapa kegiatan yang tidak diperoleh data kinerjanya, pengukuran pencapaian kinerja dilakukan secara kualitatif dengan
menggunakan satuan % dengan dasar pemikiran bahwa atas kegiatan tersebut telah dirasakan manfaatnya, tetapi tidak/belum dapat diukur secara kuantitatif.

Sementara itu untuk indikator manfaat (benefit) dan dampak (impact) belum dapat dilakukan pengukuran pencapaian kinerja, karena menurut hemat kami hal itu belum dapat dilakukan/dilihat pada tahun yang bersamaan dengan tahun pelaksanaan kegiatan.

Disamping itu, diperlukan dana dan tenaga yang cukup besar untuk dapat melakukan pengumpulan data pengukuran benefit dan impact. Untuk tahun 2021, sebagian besar kegiatan telah mencapai output 100%, kecuali sejumlah kegiatan yang tidak mencapai 100% yang terjadi karena pergeseran jadwal pelaksanaan kegiatan dan rasionalisasi anggaran, laporan yang dalam proses penyelesaian, target tidak lanjut hasil audit yang relative masih rendah.

Hal ini tentu mempengaruhi capaian indikator outcome dari kegiatan tersebut disamping adanya beberapa kegiatan yang belum menghasilkan outcome karena belum dimanfaatkannya output dari kegiatan dan belum diperolehnya data yang akurat atas outcome yang diharapkan.

Misi I, Meningkatkan Pelayanan Sekretariat DPRD dalam memfasilitasi Tugas dan Fungsi DPRD. Tujuan dari Misi Pertama ini memiliki 2 (dua ) sasaran stratejik.

Sasaran Pertama: Meningkatnya kualitas pelayanan dalam rangka memfasilitasi setiap kegiatan Pimpinan dan Anggota DPRD. memiliki 2 (dua) indikator, yakni: 1. indikator I : Kepuasan Pimpinan dan Anggota DPRD terhadap pelayanan Sekretariat DPRD dalam memfasilitasi kegiatan. 2. Indikator II : Persentase PERDA yang disahkan tepat waktu.

Berdasarkan 2 (dua) indikator diatas dapat dijelas sebagai berikut: Indikator I, Kepuasan Pimpinan dan Anggota DPRD terhadap pelayanan Sekretariat DPRD dalam memfasilitasi kegiatan. Untuk mengetahui kepuasan Pimpinan dan anggota terhadap pelayanan sekretariat DPRD, maka kami melakukan survey internal terhadap anggota DPRD Kabupaten Rokan Hilir. Adapun target pada tahun 2021 yakni 95%.

Indikator 2, Persentase PERDA yang disahkan tepat waktu. Upaya pencapaian sasaran stratejik “Meningkatnya kualitas pelayanan dalam rangka memfasilitasi setiap kegiatan Pimpinan dan Anggota DPRD”.

Progres Kegiatan Pembahasan dan Pengesahan Ranperda Tahun 2021 Sekretariat DPRD Kabupaten Rokan Hilir: 1. Rancangan Peraturan Daerah tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah tahun 2022. 2. Rancangan Peraturan Daerah tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Perubahan tahun 2021. 3. Rancangan Peraturan Daerah tentang Pertanggungjawaban Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah tahun 2020.

4. Rancangan Peraturan Daerah tentang Perubahan Nama dan Badan Hukum PD Sarana Pembangunan Daerah. 5. Rancangan Peraturan Daerah tentang Peningkatan Infrastruktur Layanan Penerangan Jalan Umum Pintar. 6. Rancangan Peraturan Daerah tentang Perubahan kedua atas Peraturan Daerah Nomor 11 tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Rokan Hilir.

7. Rancangan Peraturan Daerah tentang Rencana Induk Pembangunan Kepariwisataan Daerah tahun 2020-2035. 8. Rancangan Peraturan Daerah tentang Rencana Pembangunan Industri Kabupaten Rokan Hilir tahun 2019-2039. 9. Rancangan Peraturan Daerah tentang Penyertaan Modal PT. Pengembangan Investasi Riau dan PT. Riau Airlines. 10. Rancangan Peraturan Daerah tentang Rencana Tata Ruang Wilayah Kabupaten Rokan Hilir. 11. Rancangan Peraturan Daerah tentang Hymne dan Mars Kabupaten Rokan Hilir. 12. Rancangan Peraturan Daerah tentang Rencana Pembangunan Jangka Menegah Daerah (RPJMD) tahun 2021-2026. 

Jumlah Perda yang disahkan oleh DPRD Kabupaten Rokan Hilir pada tahun 2021 sebanyak 5 perda, yakni: 1. Rancangan Peraturan Daerah tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah tahun 2022. 2. Rancangan Peraturan Daerah tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Perubahan tahun 2021. 3. Rancangan Peraturan Daerah tentang Pertanggungjawaban Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah tahun 2020. 4. Rancangan Peraturan Daerah tentang Rencana Pembangunan Jangka Menegah Daerah (RPJMD) tahun 2021-2026. 5. Rancangan Peraturan Daerah tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah tahun 2021.

Persentase Perda yang disahkan tepat waktu diperoleh berdasarkan hasil sidang paripurna. Penyampaian Propamperda tahun 2021 Jumlah Ranperda yang diusulkan 12 (dua belas) Ranperda yang terdiri dari Perda usulan Pemerintah dan perda inisitaif DPRD. Realisasi capaian indikator kinerja Realisasi Perda yang disahkan tepat waktu pada tahun 2021 sebesar 41.66% dari target 95%.

Selanjutnya terdapat faktor penghambat belum terpenuhinya target Persentase PERDA yang disahkan tepat waktu adalah :

1. Ketidak sesuaian Naskah Akademis Ranperda yang akan dibahas. 2. Masih kurangnya disiplin aparatur dan anggota DPRD untuk melaksanakan kegiatan sesuai rencana kerja yang telah ditetapkan dan disepakati Bersama; 3. Kurangnya Pemahaman ASN tentang penyusunan naskah akademis. 4. kehadiran pejabat/ Anggota DPRD menyebabkan Pengesahan/ Penandatanganan Rancangan Peraturan Daerah terlambat; 5. Terbenturnya Agenda DPRD dengan jadwal yang ditetapkan; 6. Kondisi Sarana Prasarana Pendukung yang kurang memadai. 7. Kondisi masa Covid-19 yang harus mengikuti protokol kesehatan.

Sehingga untuk solusi pada tahun yang akan datang yang perlu diambil: 1. Menyiapkan tenaga ahli/tim naskah akademis yang berkompeten; 2. Diharapkan kepada anggota DPRD untuk disiplin dan konsekwen dalam menjalankan agenda rapat-rapat dan kegiatan yang telah ditetapkan; 3. Segera menyampaikan /mengatur ulang jadwal rapat-rapat kepada DPRD; 4. Meningkatkan kualitas aparatur dalam melaksanakan tugas sesuai rencana kerja; 5. Menambah fasilitas saranan dan prasarana yang dibutuhkan Anggota DPRD.

Sasaran Kedua: Meningkatnya kualitas pelayanan fasilitasi aspirasi masyarakat kepada Dewan. memiliki 1 (satu) indikator.

Persentase aspirasi masyarakat yang difasilitasi Sekretariat DPRD Kabupaten Rokan Hilir tahun 2021 diperoleh dari aspirasi yang disampaikan masyarakat sebanyak 12 (dua belas) aspirasi secara tertulis. Data diperoleh dari surat masuk pada bagian umum Sekretariat DPRD Kabupaten Rokan Hilir antara lain:

1. Pengaduan tentang perambahan hutan penyerobotan wilayah Sungai Sialang Kecamatan Batu Hampar Kabupaten Rokan Hilir Propinsi Riau (tidak ditindaklanjuti); 2. Telah terjadi pengklaiman/penyerobotan oleh pihak lain diatas lahan/tanah kesukuan Kenegrian Kubu (ditindak lanjuti); 3. Surat pengaduan perjanjian kerjasama antara Sukur
Soleh dan Dodi Dores (tidak ditindaklanjuti).

4. Pengaduan perampasan lahan gabungan Kelompok Tani Mekar Sialang Hulu Jaya Sungai Sialang Hulu oleh
PT. sindora Seraya (ditindaklanjuti); 5. Pemberitahuan Mogok Kerja (tidak ditindaklanjuti); 6. Pengaduan KUD Bumi Melayu Berjaya (ditindaklanjuti); 7. Pengaduan dan tindak lanjut oleh Serikat Pekerja Pertanian dan Perkebunan PT. Salim Ivomas Pratama Kebun Sei Dua Estet (ditindaklanjuti).

9. Pengaduan Permasalahan Hak-hak Karyawan PT. Kencana Andalan Nusantara (ditindaklanjuti); 10. Pengaduan terkait izin dan lahan PT. Jatim Jaya (ditindaklanjuti); 11. Registrasi 9 Desa Persiapan yang akan dikembalikan ke induk dan pemilihan serentak (ditindaklanjuti); 12. Aspirasi Pembentukan Kelurahan Tanjung Medan Napangga Kecamatan Tanjung Medan (ditindaklanjuti).

DPRD merupakan lembaga yang mempunyai kewenangan untuk menampung dan menindak lanjuti aspirasi masyarakat terhadap suatu permasalahan sesuai dengan bidang tugas dan wewenang DPRD. Penyampaian aspirasi tertulis melalui surat yang ditujukan ke DPRD kabupaten Rokan Hilir disampaikan kepada Pimpinan DPRD kabupaten Rokan Hilir selanjutnya di distribusikan oleh Sekretariat DPRD kabupaten Rokan Hilir ke Komisi yang membidanginya berdasarkan disposisi Pimpinan dan Sekretaris DPRD kabupaten Rokan Hilir.

Sekretariat DPRD kabupaten Rokan Hilir sebatas memfasilitasi setiap aspirasi/tuntutan yang masuk dan hanya memantau sejauh mana aspirasi/tuntutan tersebut ditindak lanjuti.

Masyarakat yang datang secara langsung ke DPRD untuk menyampaikan aspirasi/tuntutan diterima dan disampaikan oleh Sekretariat DPRD Kabupten Rokan Hilir kepada Alat Kelengkapan DPRD Kabupaten Rokan Hilir dalam hal ini Komisi yang membidanginya ataupun kepada Fraksi sesuai dengan tuntutan masyarakat atau organisasi masyarakat.

Pengaturan lebih lanjut mengenai teknis penyampaian aspirasi dan pengaduan masyarakat yang disampaikan secara langsung diatur lebih lanjut oleh Sekretaris DPRD Kabupaten Rokan Hilir atas saran dari Pimpinan DPRD Kabupaten Rokan Hilir.

Realisasi capaian indikator kinerja persentase aspirasi masyarakat yang difasilitasi Sekretariat DPRD tahun 2021 sebesar 66.66% dari target 95%. Indikator kinerja Persentase fasilitasi keluhan/ pengaduan masyarakat dihitung berdasarkan jumlah keluhan atau pengaduan masyarakat yang difasilitasi dibagi Jumlah keluhan atau pengaduan yang diterima dikali 100%.

Terdapat faktor penghambat belum terpenuhinya target Persentase fasilitasi keluhan/ pengaduan masyarakat adalah : 1. Kehadiran masyarkat yang menyampaikan aspiras tanpa konfirmasi dahulu ke Sekretariat DPRD; 2. kehadiran pejabat/ Anggota DPRD menyebabkan Aspirasi masyarakat tidak terealisasi; 3. Terbenturnya Agenda DPRD dengan jadwal yang ditetapkan; 4. Masih kurangnya respon anggota Dewan terhadap hasil –hasil dari reses yang telah dilaksanakan.

Sehingga untuk solusi pada tahun yang akan datang yang perlu diambil: 1. Diharapkan kepada anggota DPRD untuk disiplin dan konsekwen dalam menjalankan agenda rapat-rapat dan kegiatan yang telah ditetapkan; 2. Segera menyampaikan /mengaturulang jadwal rapat-rapat kepada DPRD; 3. Meningkatkan kualitas aparatur dalam melaksanakan tugas sesuai rencana kerja.

Berdasarkan permasalah tersebut, maka untuk masa yang akan datang, Sekretariat DPRD akan melakukan upaya-upaya perbaikan, yaitu: 1. Meningkatkan Kapasitas Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah dalam Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah melalui jumlah Fasilitasi Perda yang dihasilkan, Persentase Fasilitasi Keputusan DPRD yang di tindak lanjuti dan persentase fasilitasi rapat – rapat Dewan tepat waktu. 2. Melakukan Upaya perbaikan sarana dan prasarana kantor agar tercipta kenyamanan Anggota DPRD dalam menjalankanTugas dan fungsinya. 3. Melakukan komunikasi yang berkesinambungan agar kebutuhan DPRD dapat tertampung/terlayani.

Misi II, Meningkatkan kualitas pengelolaan keuangan dan kinerja Sekretariat Dewan. Tujuan dari Misi kedua ini memiliki 1 (satu) sasaran stratejik.

Sasaran: Meningkatnya akuntabilitas Sekretariat Dewan, memiliki 2 (dua) indikator, meningkatnya akun tabilitas Sekretariat Dewan, meningkatnya akuntabilitas
Sekretariat Dewan.

Untuk memenuhi tercapainya sasaran strategis “Meningkatnya akuntabilitas Sekretariat Dewan” dilingkungan Sekretariat DPRD kabupaten Rokan Hilir, parameternya diukur dengan 2 (dua) indikator kinerja dan dengan target dan realisasi sebagai berikut:

Indikator I : Nilai Evaluasi sakip instansi
Hasil evaluasi atas akuntabilitas kinerja Organisas Perangkat Daerah (OPD) mendapatkan nilai “B” atau Baik. Hasil yang dicapai tidak sesuai dengan target yang dituangkan dalam perjanjian kinerja (Penja) tahun 2021 yakni A. adapun terdapat faktor penghambat belum terpenuhinya target Nilai evaluasi SAKIP instansi, antara lain:

1. Program/kegiatan belum sepenuhnya tersusun dan belum sepenuhnya merupakan cara untuk mencapai tujuan/sasaran /hasil program/hasil kegiatan. 2. Dokumen Renstra telah direviue secara berkala, namuun belum ada perbaiakan secara yang signifikan. 3. Pengumpulan data kinerja atas rencana aksi belum dilakukan secara berkala (bulan/triwulan/semester). 4. Pengukuran Kinerja belum dikembangkan menggunakan teknologi informasi.

5. Target kinerja eselon III dan IV belum sepenuhinya dimonitor pencapaiannya. 6. Hasil pengukuran (capaian) kinerja mulai dari setingkat eselon IV keatas belum dikaitkan dengan (dimanfaatkan sebagai dasar pemberian) reward & punishment. 7. IKU belum sepenuhnya relevan dengan kondisi saat ini. 8. Laporan kinerja belum menyajikan informasi tentang analisis efesiensi penggunaan sumber daya. 9. Informasi kinerja yang disajikan belum sepenuhnya digunakan perbaikan perencanaan.

Terhadap permasalahan diatas, Sekretariat mengupayakan perbaikan yang akan datang, yakni: 1. Agar dokumen renstra direviuw secara berkala. 2. Agar Pengumpulan data kinerja atas rencana aksi dilakukan secara berkala (bulan/triwulan/semester). 3. Agar melakukan pengukuran kinerja dikembangkan menggunakan teknologi informasi; 4. Agar membuat mekanisme atau SOP yang jelas tentang mekanisme monitoring target kinerja eselon III dan IV secara periodik; 5. Agar hasil pengukuran (capaian) kinerja mulai dari setingkatan eselon IV keatas dikaitkan dengan (dimanfaatkan sebagai dasar pemberian) reward & punishment; 6. Agar IKU direviu secara berkala;

7. Aagar dalam laporan kinerja menyajikan informasi tentang analisis efesiensi penggunaan sumber daya yang telah dilakukan atau upaya efisiensi; 8. Agar informasi kinerja yang disajikan di optimalkan sepenuhnya digunakan dalam perbaikan perencanaan; 9. Agar evaluasi program digunakan untuk menilai dan memperbaiki pelaksaaan program dan kegiatan organisasi; 10. Agar didalam Laporan Kinerja menyajikan capaian kinerja sesuai dengan target kinerja sasaran jangka menengah.

Indikator II : Level Maturitas SPIP Instansi
Untuk pencapain indikator kedua ini, Sekretariat DPRD menargetkan level 3 pada tahun 2021, berdasarkan penilaian Inpektorat terhadap maturitas SPIP masih akan dilakukan penilaian ulang terhadap dokumen dan kelengkapan SPIP Sekretariat DPRD kabupaten Rokan Hilir pada tahun yang akan datang, sehingga inspektorat belum mengeluarkan penilaian Maturitas SPIP.

Dari uraian diatas, H Sarman Syahroni, ST menarik kesimpulan, dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Sekretariat DPRD Kabupaten Rokan Hilir sesuai dengan kebijakan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, maka ditetapkan 3 (tiga) sasaran strategis dengan 5 (lima) indikator kinerja. pada tahun 2021, untuk 3 (tiga) sasaran strategis didukung 2 (Dua) Program, 15 (lima belas) kegiatan, capaian akhir sebagian besar sasaran dan kegiatan Sekretariat DPRD Kabupaten Rokan Hilir dapat mencapai 100%, kecuali sejumlah sasaran dan kegiatan yang tidak mencapai target yang telah ditetapkan.

Dalam upaya untuk meningkatkan kinerja Sekretariat DPRD pada tahun mendatang, beberapa langkah strategis yang akan dilakukan antara lain adalah : 1) Meningkatkan Kapasitas Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah dalam Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah melalui jumlah Fasilitasi Perda yang dihasilkan. Persentase Fasilitasi Keputusan DPRD yang ditindak lanjuti. Dan persentase fasilitasi rapat – rapat Dewan tepat waktu.

2) Meningkatkan Pelayanan penyampaian aspirasi masyarakat ke DPRD dan persentase keluhan atau pengaduan masyarakat yang ditindak lanjuti. 3) Meningkatnya sarana pendukung kebutuhan kedewanan dan persentase ketersedian sarana pendukung penyelesaian tugas kedewanan. 4) Tersediannya sumber daya yang berkualitas untuk menunjang tugas pokok dan fungsi DPRD dan persentase aparatur Sekretariat DPRD yang telah mengikuti pelatihan. 5) Penempatan staf yang berkompeten dan persentase penyelesaian tugas fasilitasi pelayanan kedewanan tepat waktu. (Advertoril DPRD Rohil/Noprio Sandi)

 

Penulis : Elpi Alkhairi
Editor : Gigih Setyaji
Kategori : Advertorial